Erste vollständig digitale Geburtsanzeige: Aus dem NEXUS / KIS direkt zum Standesamt

Erstmals in Deutschland wurde eine Geburtsanzeige vollständig digital, medienbruchfrei und direkt aus einem Krankenhausinformationssystem (KIS) an ein Standesamt übermittelt. Die strukturierte Anzeige wird im NEXUS / KIS erzeugt, qualifiziert elektronisch signiert und sicher per Machine-to-Machine-Kommunikation (M2M) in das Fachverfahren zur Geburtenregistrierung eingespielt.

Damit wird ein Verwaltungsprozess digitalisiert, der seit Inkrafttreten des Personenstandsgesetz im Jahr 1876 im Kern unverändert und bis heute überwiegend papiergebunden organisiert war.

Das "Kieler Modell"

Die Lösung wurde gemeinsam mit der Landeshauptstadt Kiel und dem Städtischen Krankenhaus Kiel (SKK) entwickelt und pilotiert. Die technische Umsetzung erfolgte zusammen mit dem Berliner Unternehmen Vertama GmbH. Aus der engen Zusammenarbeit ist das „Kieler Modell“ entstanden, das als Blaupause für die Digitalisierung weiterer personenstandsrechtlicher Meldeprozesse dienen kann.

Die Übermittlung der Geburtsanzeige erfolgt über die sichere Verwaltungsinfrastruktur unter Nutzung etablierter Standards wie XPersonenstand. Die Architektur ist interoperabel ausgelegt und kann ohne grundlegende Anpassungen auf andere Städte und Bundesländer übertragen werden.

Echte Ende-zu-Ende-Digitalisierung

Nach der Geburt wird diese im Krankenhaus strukturiert im NEXUS / KIS erfasst und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Anschließend erfolgt die verschlüsselte Übermittlung über die behördliche Infrastruktur an das zuständige Standesamt. Dort werden die Daten maschinenlesbar in das kommunale Fachverfahren übernommen.

Erstmals ist damit im Personenstandswesen ein vollständig digitaler Ende-zu-Ende-Prozess realisiert worden. Die bisher üblichen papierbasierten Abläufe – von handschriftlichen Listen aus dem Kreißsaal über manuell ausgefüllte Formulare bis hin zu Botengängen – werden durch eine strukturierte, rechtssichere und automatisierte Datenübertragung ersetzt.

Spürbare Entlastung für Kliniken und Standesämter

Mit der Integration der digitalen Geburtsanzeige in das NEXUS / KIS wird ein bislang zeit- und personalintensiver Prozess nachhaltig optimiert. Die Erfassung der relevanten Daten erfolgt nur einmalig im klinischen Primärsystem. Eine zusätzliche manuelle Formularerstellung ist nicht mehr erforderlich. Informationen müssen weder ausgedruckt, händisch übertragen noch erneut erfasst werden. Das macht den Ablauf weniger fehleranfällig und spart wertvolle Ressourcen.

Beim Standesamt kommen die Daten direkt vollständig und formal korrekt an und können unmittelbar in das weitere Verfahren übernommen werden. Für die Eltern heißt das: kürzere Bearbeitungszeit und eine schnellere Ausstellung der Geburtsurkunde.

Digitalisierung partnerschaftlich gestalten

Für uns ist die vollständig digitale Geburtsanzeige vor allem eines: ein gemeinsamer Erfolg mit starken Partnern. Wir freuen uns, Teil dieses bundesweit einzigartigen Projekts zu sein und gemeinsam mit Kliniken, kommunalen Einrichtungen und Technologiepartnern einen jahrhundertealten Verwaltungsprozess in die digitale Gegenwart zu überführen.

Als Anbieter eines Krankenhausinformationssystems begleiten wir unsere Kunden nicht nur im klinischen Alltag, sondern auch bei der Umsetzung neuer gesetzlicher und organisatorischer Anforderungen. Die direkte Integration der digitalen Geburtsanzeige in das NEXUS / KIS zeigt, wie praxisnah Digitalisierung gelingen kann: aus dem bestehenden System heraus, ohne zusätzliche Insellösungen und mit konkretem Mehrwert für alle Beteiligten.